Výdejky — správa a měsíční uzávěrka

1. Jak systém funguje

Základní princip, ze kterého vyplývá všechno ostatní.

Kolega zaplatí výdejku, vyfotí ji v aplikaci, umělá inteligence z ní přečte položky a on u každé vybere, komu patří. Nakonec dá Odeslat.

Když fotka nepřipadá v úvahu — papír je nečitelný, ztratil se, nebo AI spletla ceny — může kolega výdejku zadat ručně a položky prostě opsat. Do evidence i do uzávěrky se počítá úplně stejně, jen k ní není fotka.

Co aplikace hlídá sama

• Nedokončené výdejky — plátce nemůže odeslat, dokud nemá přiřazenou každou položku.
• Datum — chybějící a budoucí datum odeslání zablokuje; datum z jiného měsíce musí plátce vědomě potvrdit.
• Duplicity — stejná fotka podruhé se odmítne, podobná výdejka ve stejný den se ohlásí (dokud ji plátce neodeslal, smaže si ji sám).
• Víckusové položky — „3× pivo“ se automaticky rozepíše na tři samostatné řádky, každý pro jiného člověka.
• Historie — nic se nikdy nemaže při odchodu kolegy z firmy.

Co musíš pohlídat ty

• Že všichni včas odeslali své výdejky — a když to z někoho nedostaneš, dodělat ji za něj.
• Že do Excelu doplníš hodnotu faktury od restaurace.
• Hesla, odchody a příchody kolegů.

2. Orientace v Přehledu

Záložka 👑 Přehled — vidíš ji jen ty. Je to celá administrace na jedné stránce.

Stránka má pět částí, odshora dolů:

3. Neodeslané výdejky

Nejdůležitější kontrola před uzavřením měsíce.

Když někdo výdejku nahraje, ale neodešle, jeho útrata se nikde nepočítá. Kdybys měsíc uzavřela v takovém stavu, v Excelu by ta částka prostě chyběla a nikdo by si toho nemusel všimnout.

Proto se ti úplně nahoře v Přehledu ukáže žlutá kartička. Je sbalená a v hlavičce má žlutou bublinu s počtem — na první pohled tedy vidíš, že něco visí, a kolik toho je, aniž by ti seznam zabral půl obrazovky.

Kliknutím na nadpis se seznam rozbalí:

Dodělání výdejky za plátce

Kliknutím na řádek se výdejka otevře — uvidíš přesně to, co vidí plátce: fotku, položky, nabídky se jmény. Můžeš přiřadit chybějící položky, opravit datum, rozpočítat svoz a nakonec dát 📤 Odeslat.

1. Klikni na řádek s výdejkou Nahoře uvidíš žlutý rámeček s tím, čí výdejka to je.
2. Doplň, co chybí U položek s ❗ vyber člověka. Fotku si otevři tlačítkem 📷, ať víš, co komu patří.
3. Klikni „📤 Odeslat“ Výdejka se započítá a z kartičky zmizí.

Smazání nedokončené výdejky

Vpravo na každém řádku je 🗑. Smaže výdejku celou — položky, přiřazení i fotku. Použij, když je jasné, že se nikdy nedotáhne: duplikát, omyl, testovací nahrání.

4. Souhrn podle lidí

Kdo kolik utratil za celou dobu — a zároveň místo, odkud spravuješ uživatele.

V hlavičce sekce vidíš rovnou počet lidí, počet položek a celkovou částku, takže pro rychlou kontrolu ani nemusíš rozbalovat.

Ikony u každého jména

Firemní střediska

V seznamu jsou kromě lidí i střediska, na která se přiřazují firemní obědy:

coalsoft 10 · coalsoft 21 · coalsoft 22 · coalsoft 30 · coalsoft 41 · coalios 10 · coalios 20

Řadí se abecedně mezi lidmi, takže je najdeš v seznamu pod písmenem C, ne zvlášť na konci. Chovají se jinak úplně stejně jako člověk — mají svou částku, dají se přejmenovat i deaktivovat.

5. Měsíční uzávěrka krok za krokem

Dva kliky. Ale vyplatí se před nimi udělat jednu kontrolu.

1. Zkontroluj neodeslané výdejky Podívej se nahoru na Přehled. Svítí žlutá kartička? Popožeň lidi a teprve pak uzavírej. Kapitola 3
2. Vyber měsíc v rozbalovacím menu Nabízí se jen měsíce, ve kterých opravdu něco je. U každého rovnou vidíš počet položek a částku, takže poznáš, že jsi trefila ten správný. Nejnovější je nahoře a je předvybraný.
3. Zkontroluj tabulku pod tím Hned se překreslí tabulka osoba × den za vybraný měsíc. Můžeš si tak ověřit, že data sedí, ještě než něco stahuješ.
4. Klikni „⬇️ Stáhnout Excel“ Soubor spadne rovnou do počítače. Nikam se nic neposílá.
5. V Excelu doplň hodnotu faktury Do oranžového pole C3. Rozdíl se dopočítá sám. Kapitola 6

6. Struktura staženého Excelu

List je poskládaný přesně jako dosavadní tabulka „Evidence obědů – Sauna“, aby se dal obsah rovnou zkopírovat do kasičky.

List se jmenuje podle měsíce — červenec, srpen a tak dál. Takhle vypadá jeho rozvržení:

Vlastnosti listu

• Vzorce jsou živé — když v listu něco přepíšeš, součty se přepočítají.
• Vyplněné jsou jen dny, kdy se opravdu utrácelo, zbytek zůstává prázdný.
• Příčky jsou ukotvené na D7 — jména i hlavička dnů zůstanou při rolování vidět.
• Formátování odpovídá předloze — barvy, rámečky, šířky sloupců i číselné formáty.

7. Kontrola a oprava výdejek

Sekce Všechny výdejky — všechny odeslané výdejky od všech lidí.

Jsou tu jen odeslané výdejky. Rozpracované najdeš v žluté kartičce nahoře — odtud je taky můžeš dodělat, odeslat za plátce nebo smazat.

Co jde s výdejkou udělat

Klikni na výdejku a zobrazí se její detail — datum, fotka a jednotlivá přiřazení.

Tady máš dvě možnosti zásahu:

Když jsou špatně ceny nebo položky

Záleží, jestli je výdejka odeslaná.

Dokud odeslaná není, umí si plátce poradit sám (a ty taky, když ji otevřeš z kartičky neodeslaných):

• ✖ u položky ji smaže — na řádek, který AI přečetla navíc.
• ➕ Přidat položku ručně doplní, co AI přehlédla.
• ➗ rozpočítá jeden řádek mezi víc lidí — na svoz a obaly, viz níž.
• 🔁 Znovu vyfotit smaže výdejku i s přiřazeními a nahraje ji znovu.
• Zadat ručně — na záložce Vyfotit klikne na „✏️ nebo zadat ručně, bez fotky“ a položky opíše.

Po odeslání už položky měnit nejde nikomu, ani tobě. Zbývá zrušit přiřazení (výdejka se vrátí mezi rozpracované a plátce ji může opravit), nebo ji smazat celou a nechat nahrát znovu.

Oprava data u odeslané výdejky

Plátce může datum měnit jen do odeslání. Ty ho můžeš změnit kdykoliv — klikni na výdejku a v kolonce Datum na výdejce vyber správný den. Uloží se hned, nic dalšího neklikáš. Hodí se, když se až při uzávěrce zjistí, že něco spadlo do špatného měsíce.

8. Správa uživatelů

Nový kolega

1. Vyplň jméno ve tvaru „Příjmení Jméno“ Například Novák Jan. Drž tenhle tvar, ať sedí řazení v Excelu.
2. Heslo nech prázdné Dostane výchozí Jenda101. Můžeš zadat i vlastní, ale není to potřeba.
3. Klikni „➕ Vytvořit uživatele“ Aplikace ti heslo rovnou ukáže, ať ho máš co předat.
4. Předej kolegovi jméno a heslo A řekni mu, ať si heslo v Profilu změní.

Odchod z firmy — deaktivace

Klikni na 🗑 u jména v Souhrnu podle lidí. Co se stane:

• Kolega zmizí z nabídky pro nová přiřazování.
• Nepřihlásí se — odhlásí se okamžitě ze všech zařízení.
• Celá historie zůstává. Uzavřené měsíce se nezmění ani o korunu.
• V seznamu zůstane šedý s odznakem „odešel/odešla“.

Návrat kolegy

U deaktivovaného se místo koše objeví ↺. Klikni a je zase aktivní — se vší historií.

Přejmenování

Tužka ✏️ vedle jména. Pozor: jméno slouží zároveň k přihlašování, takže po přejmenování se kolega musí hlásit novým jménem. Dej mu o tom vědět.

9. Hesla a resety

Výchozí heslo v celé firmě je Jenda101.

Když někdo zapomene heslo

1. Rozbal Souhrn podle lidí
2. Klikni na 🔑 u jeho jména
3. Potvrď Heslo se nastaví na Jenda101 a kolega se odhlásí ze všech zařízení. Aplikace ti heslo rovnou ukáže.
4. Předej mu heslo A řekni, ať si ho v Profilu změní na vlastní.

Změna vlastního hesla

Své heslo si měníš stejně jako ostatní — záložka 👤 Profil, druhá kartička Změna hesla. Zadáš stávající, dvakrát nové (aspoň 6 znaků) a potvrdíš.

10. Měsíční rutina — checklist

Co projít na začátku každého měsíce za ten minulý.

• Zkontroluj žlutou kartičku „Neodeslané výdejky“ — pokud svítí, popožeň plátce. Dokud něco visí, uzávěrka není kompletní.
• Co se nepodařilo vymámit, dodělej sama — klikni na výdejku v kartičce, doplň přiřazení a odešli. Co se nikdy nedotáhne (duplikát, omyl), smaž křížkem.
• Vyber v uzávěrce ten správný měsíc — zkontroluj počet položek a částku vedle názvu měsíce.
• Prohlédni si kontrolní tabulku osoba × den — nesedí něco do očí bijícího? Někdo s nulou, kdo tam chodí denně? Někdo s podezřele velkou částkou?
• Stáhni Excel
• Doplň hodnotu faktury do oranžového pole C3
• Zkontroluj rozdíl v A2 — velký rozdíl proti faktuře znamená, že něco chybí nebo přebývá.
• Zkopíruj data do firemní kasičky

11. Řešení problémů